Participatie

Er zijn veel redenen om als organisatie (gemeente, bedrijf, of vereniging bijvoorbeeld) verschillende belanghebbenden (burgers, klanten, leden) te betrekken bij besluitvormingsprocessen. Soms om de keuze aan hen over te laten, soms om ze 'mee te nemen' in het proces en soms om ze simpelweg te informeren over de uitkomst. Als het daarbij om controversiele keuzes gaat of als de belangentegenstellingen groot zijn, kan het zinvol zijn om het proces te laten begeleiden door een ervaren, onafhankelijke voorzitter of gespreksleider die mensen kan helpen om gezamenlijk oplossingen voor complexe vraagstukken te vinden.

Werkwijze

Gedragen keuzes kunnen gemaakt worden als alle betrokkenen zich gehoord weten, als alle belangen gewogen zijn en als aan zwaarwegende bezwaren tegemoet is gekomen. Samen ontwikkelen we een proces waarbij het vraagstuk centraal staat maar waarbij ook de randvoowaarden voor een oplossing steeds helder blijven. We brengen in kaart wie de belanghebbenden zijn, welke rol zij in het proces kunnen spelen en of die rol ook voldoet aan hun verwachtingen.

Bij conflicten rond besluitvormingsprocessen spelen ongelijke machtsverhoudingen vaak een belangrijke rol. Die ongelijkheid voedt het wantrouwen waarbij partijen vaak zelf invullen wat de bedoelingen en belangen van de ander zijn. Daarom besteed ik veel tijd en aandacht aan het waarom van de voorliggende besluiten en het gekozen proces.

Afhankelijk van de rol van de belanghebbenden in het proces kiezen we een vorm voor het voeren van de gesprekken met hen. Dat kan varieren van een eenmalige bijeenkomst waarbij vooral informatie wordt gepresenteerd tot een serie gesprekken die veel overeenkomst vertonen met een mediationproces. Omdat mijn opdrachtgever vaak partij is, kan mijn betrokkenheid bij de inrichting van het besluitvormingsproces een onafhankelijke rol als gespreksleider in de weg zitten. In dat geval kan een keuze voor een andere voorzitter nuttig zijn. Liever betrek ik echter de belanghebbenden ook bij de inrichting van het proces. Zo wordt mijn onafhankelijkheid gewaarborgd en zo wordt de basis gelegd voor het vertrouwen van alle partijen in de uitkomst van het proces.

Kosten

De kosten voor het begeleiden van participatietrajecten bedragen €150 per uur. De kosten voor het leiden van bijeenkomsten bedragen, afhankelijk van het aantal deelnemers, tussen de €150 en €500 per uur, met een minimum van twee uur. Als de werkzaamheden buiten Amsterdam plaatsvinden, breng ik €75 per uur voor reistijd in rekening, op basis van de snelste verbinding.

De tijd die gemoeid is met communicatie met belanghebbenden (uitnodigingen sturen, bijvoorbeeld) kan snel oplopen. Ik ga ervan uit dat dit deel van het werk door de opdrachtgever gedaan kan worden. In sommige situaties, bijvoorbeeld als het onderling vertrouwen zwaar onder druk staat, kan het echter noodzakelijk zijn dat Diphas deze werkzaamheden op zich neemt. Ook de kosten hiervan bedragen €150 per uur. Tot slot moet rekening worden gehouden met eventuele kosten voor de locatie waar de bijeenkomsten gehouden worden, inclusief de kosten van catering en audiovisuele middelen.

De complexiteit van de vraaagstukken maakt het verloop van participatietrajecten vaak moeilijk te voorspellen. Ik breng graag een offerte uit voor mijn werkzaamheden maar, tenzij nadrukkelijk anders overeengekomen, factureer ik de daadwerkelijk gerealiseerde uren. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW.